Dříve než je projekt podán, je třeba si pečlivě promyslet, jak mají být jednotlivé aktivity realizovány. Kdo bude zařizovat účetnictví, jak často budou posílány zprávy řídicímu orgánu, jak bude probíhat spolupráce mezi partnery? Přestože na papíře vypadal celý projekt báječně, realita je mnohdy značně odlišná. Některý z partnerů odstoupí z projektu, nedaří se realizovat určité aktivity či vázne komunikace mezi partnery. Není třeba se hned děsit, takový je život; problémy se objevují a vyžadují řešení za pochodu.

Pokud jde všechno hladce, není těžké se s vedením projektu vypořádat. Jestliže však nastanou problémy, řízení projektu se stává poměrně náročnou činností; je třeba za pochodu upravovat harmonogram, evidovat, co je v žádosti a rozmýšlet, co bude ve skutečnosti realizováno. Případné chyby může prominout kontrolní orgán, ministerstvo či finanční úřad však již nikoli. Co dělat v případě, že okolnosti se natolik změnily, že projekt v původním podání již realizovat nelze? Jak se vypořádat s tím, že některý z partnerů má potíže či není schopen plnit úkoly, k nimž se zavázal?

Všem těmto problémům je možné předejít kvalitním projektovým řízením. Člověk, který se tohoto úkolu zhostí, by si měl udržovat přehled nad změnami a doplňky pravidel po celou dobu realizace, vyznat se v projektové dokumentaci, stavebním zákoně (pokud je v rámci projektu předpokládána výstavba určitého zařízení či jiné nemovitosti) a měl by mít zkušenost s realizací podobného projektu. Vzhledem k obvyklým problémům se dá očekávat, že u větších projektů stráví tato osoba jejich řešením a kontrolou zhruba polovinu běžné pracovní doby denně. Kde však takového vzít, aniž by za jeho služby byl realizátor nucen zaplatit velké peníze?

Řešením je najmout si profesionálního poradce. Regionální poradenská agentura disponuje řadou odborníků, kteří mají bohaté zkušenosti s řízením a administrací projektů ve všech dotačních sektorech již od roku 2004. Úzce spolupracují s řídicími orgány a pečlivě sledují veškeré změny a nové pokyny, které jsou realizátorům z těchto míst zasílány.

Zdá se to možná jako přehnaný luxus, ale vyplatí se – kdybyste zřídili zvláštní pracovní místo na řízení projektu, zaplatíte určitě několikrát více. Navíc je možné náklady na tyto služby zahrnout do proplacených výdajů v rámci projektu. Důsledkem této prozíravé investice je pak hladce běžící projekt a dobré jméno Vaší společnosti – a to přece stojí za to!